Qualitätssicherung - Personaldienstleistung auf dem Prüfstand

Von Roman Bussinger

Die Branche der Personaldienstleister hat in den letzten Jahren eine Professionalisierung erfahren. Dennoch: Trotz klarer Regeln gibt es immer noch Missstände in der Zusammenarbeit zwischen Dienstleistern, Kunden und Bewerbern.

Mit Erfolg hat der Verband der Personaldienstleister der Schweiz (vpds) ein Qualitätssicherungssystem implementiert, das die praktische Umsetzung von Berufs-, Standes- und Ethikregeln sowie Datenschutzbestimmungen in der gesamten Branche gewährleisten soll. Die wenigen Verbandsmitglieder, die sich dieser Zertifizierung nicht unterzogen haben, werden aus dem Verband ausgeschlossen.

Trotz verbindlicher Richtlinien lassen sich Qualitätsprobleme bei Personaldienstleistungen nicht vermeiden. Schliesslich geht es um Dienstleistungen von Menschen für Menschen. Die Qualität steht und fällt mit den unterschiedlichen Ansprüchen der einzelnen Berater bzw. Vermittler an ihre eigene Leistung. Obwohl die Professionalität der Branche als Ganzes in den letzten Jahren gestiegen ist, entstehen gerade in der Zusammenarbeit von Personalberatern, Kandidaten und Kunden (Unternehmen) leider immer wieder kritische Situationen.

Die Kunden beanstanden dabei am meisten die Zustellung von Bewerbungsunterlagen ohne vorgängige Abklärung, die ungenügende Selektion der Kandidaten sowie grundsätzlich ein Vorgehen, bei dem der Verkauf vor der Beratung kommt. Schliesslich monieren sie unpassende Kandidatenvorschläge - und dies trotz Abklärungen beim Unternehmen - infolge schlechter Interpretation des Anforderungsprofils. Die Kandidatinnen und Kandidaten wiederum ärgern sich, wenn Personalberater ihre Bewerbungsunterlagen ohne ihr ausdrückliches Einverständnis weiterleiten. Dies kann unter anderem dazu führen, dass dieselbe Bewerbung zweimal beim gleichen Personalverantwortlichen eintrifft. Denn veränderungswillige Arbeitnehmer lassen sich häufig von mehreren Personalberatern betreuen und sind daher darauf angewiesen, dass Abklärungen bei Unternehmen in einem ersten Schritt unter Wahrung der Anonymität erfolgen und Unterlagen nur nach Absprache versandt werden.

Beispielsweise hat Personalberater A einen Kandidaten korrekt angefragt, ob er sich für eine bestimmte Stelle interessiert, bevor er die Bewerbungsunterlagen weitergeleitet hat. Personalberater B schickt nun die Unterlagen desselben Kandidaten - ohne Rücksprache mit dem Bewerber - an das gleiche Unternehmen. Verständlicherweise entstehen Irritationen auf verschiedenen Seiten: Der Personalverantwortliche fragt sich, wer die Unterlagen zuerst eingereicht hat. Und der Kandidat muss sich schliesslich vorwerfen lassen, er habe sein Bewerbungsmanagement nicht im Griff. Dies ist eine unhaltbare Situation. Abgesehen vom unnötig entstandenen Aufwand wurde im geschilderten Fall die Diskretion gegenüber dem Kandidaten verletzt und das Branchenimage geschädigt.

Wie Prozesse in der Personalberatung professionell abgewickelt werden, ist heute allgemein be- und anerkannt. Die Qualitätsstandards des vpds bieten den Rahmen, dass Vorfälle, wie sie oben geschildert wurden, endgültig der Vergangenheit angehören sollten. Die Branche, insbesondere der Verband, ist aufgefordert, solches Handeln von einzelnen Uneinsichtigen nicht mehr zu tolerieren und die Kunden zu motivieren, allfällige negative Überraschungen mit einer Beendigung der Zusammenarbeit zu sanktionieren.

Zu einem gut strukturierten Rekrutierungsprozess gehört ein professionell geführtes, ausführliches Interview mit dem Ziel, die Kandidatin oder den Kandidaten einschätzen und verstehen zu können. Abklärungen bei Kunden müssen ebenso sorgfältig und in die Tiefe gehend vorgenommen werden. Nur so können die Bedürfnisse erfasst und richtig interpretiert werden. Personalberater können nicht erfolgreiche Berater und Mittler sein, wenn sie nicht detailorientiert und verantwortungsbewusst handeln. Den Kunden, welche die Dienstleistungen bezahlen, ist nicht gedient, wenn sie belastet anstatt entlastet werden. Sie erwarten passende Problemlösungen und keine "Versuchsballone".

Folgende Entscheidungskriterien helfen bei der Wahl des "idealen" Personalberaters:

  • Die Beraterin oder der Berater hat das entsprechende Fachwissen und kennt die relevanten Arbeitsmarktsegmente, verbunden mit einem entsprechenden Kontaktnetz.
  • Die Persönlichkeit der Beraterin überzeugt (die Chemie muss stimmen).
  • Der Berater verfügt über Empathie und unternehmerisches Denken.
  • Aussagekräftige Referenzen bzw. Erfolgsnachweise können vorgelegt werden.
  • Wichtig ist ein guter Gesamteindruck, auch von den Unternehmensdokumentationen und Konditionen.
  • Verbindliche Garantieleistungen gehören zum Angebot.

Nachhaltig erfolgreich werden jene Personalberater sein, welche sich konsequent an den Bedürfnissen ihrer Kunden - Unternehmen und Mitarbeitenden - orientieren, sich in ihrer Arbeit der Qualität verpflichten und sich permanent mit den aktuellen Trends auseinander setzen.

Roman Bussinger, lic.rer.pol., ist Partner der a&u Kaderberatung AG, Basel und Zürich. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Suche und Selektion von Fach- und Führungskräften in den Bereichen Bank, Finanz und IT sowie auf den Bereich Nachwuchskader (Beratung und Selektion). Der Autor ist zudem Präsident des Verbands der Personaldienstleister der Schweiz (vpds), der heute 170 Mitglieder zählt.




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